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基于办公自动化的医院档案管理优化探析

时间:2020-09-03 来源:兰台内外 共5322字
作者:刘艳华 单位:济宁市妇幼保健计划生育服务中心

  摘    要: 办公自动化的档案管理可以帮助所需者快速找到需要的资料,提升档案管理质量。管理人员可以利用信息化和自动化特征,开展后续的管理,为决策人员在进行决策的时候,提供有力的参考依据。非专业性的档案管理人员从事这一项工作,他们自动化意识淡薄,缺乏基本的操作技能,无法熟练应用相关的档案管理系统,这就使得办公自动化环境下的档案管理难以有序开展,提升医院档案管理人员的专业素质是实现办公自动化、信息化的关键。本文主要分析办公自动化环境下医院档案管理。

  关键词: 办公自动化; 医院; 档案管理; 有效措施;

  我们处于一个信息技术高速发展的时代,随着科技的进步,很多行业走上了办公自动化的道路,办公自动化能够实现高效的信息整合,促进资源共享和信息交流。医院档案管理工作在医院的日常工作中一直都处于十分重要的地位,传统的管理模式只是依靠人工进行管理,很容易出现问题,这使得档案管理效率极低,难以满足当前的发展趋势,引入信息技术,开展自动化的档案管理,不仅可以确保档案管理的安全性,还可以提升管理的质量。

  一、医院档案管理实现办公自动化的必要性

  随着科技的发展,办公自动化成为了一种必然趋势,很多医院为了紧跟时代发展的潮流,在自身的管理方面做出了调整,对于管理理念和管理方式、管理目标等进行了重新的定位。医院的档案管理工作处于这一背景下,也应该做出改变,积极迎合时代发展的趋势,做出创新,引入信息技术管理体系,实现高效的档案管理目标。现阶段,很多医院都处于转型的关键时期,管理理念以及管理方式的革新,能够给医院带来新的生命力,办公自动化的引入,可以有效提升工作效率,信息化、自动化进程的推进,可以应用现代化的信息管理技术以及计算机管理技术,实现信息之间的交互,促进资源的合理共享。

  办公自动化的档案管理相较于传统概念中的档案管理来讲具有很强的高效性,在一定程度上可以减轻档案管理人员的工作负担,办公自动化的档案管理可以帮助所需者快速找到需要的资料,提升档案管理质量。管理人员可以利用信息化和自动化特征,开展后续的管理,为决策人员在进行决策的时候,提供有力的参考依据。很多医院都在进行信息化的改革,信息化水平以及办公自动化程度的高低严重制约着医院的发展,自动化和信息化的加强是提升医院综合竞争能力的关键,办公自动化的档案管理不仅可以提升档案管理工作的效率,还可以避免传统档案管理工作中出现的失误,因此,推动医院档案管理的办公自动化进程,对医院今后的发展有着十分积极的影响。

  二、办公自动化环境下医院档案管理的特点分析

  1.工作时效提高

  办公自动化环境下,由于进入到新时期,医院档案管理工作在具体开展过程中,其整体功能、作用等都有了明显的变化,医院档案管理工作在具体开展过程中,由于涉及到的因素条件相对比较多,比如人事档案、会计、病例资料等这些都是医院内部非常重要的档案内容。这些档案内容不仅涉及到医疗、教学、财务等各个环节,而且对医院的整个运行将会直接产生影响,所以必须要重视起来。办公自动化系统在构建和具体应用过程中,对医院内部各部门相互之间的职能作用、人员以及业务流程等都带来了一定的影响。通常传统的人工操作方式在提出以及具体应用过程中,其整体限制影响相对比较大。但是在办公自动化的影响下,这种人工操作的限制被打破,档案管理工作可以以一种更加合理、科学的方式进行,无论是在信息资源的检索、分析和研究方面都会更加便捷。
 

基于办公自动化的医院档案管理优化探析
 

  2.对管理人员的挑战

  办公自动化在医院内部档案管理工作具体开展过程中的应用,通常情况下是将计算机、网络作为运作的基础。在与当前医院档案管理工作开展现状进行结合分析时,发现当前现有的现代化办公设备数量相对比较多,同时现有的档案储存格式也逐渐朝着更加多样化的趋势发展。这种发展形势,不仅可以对工作人员的各项业务、技术的具体操作以及专业技能水平等,都提出了全新的要求,其根本目的是为了保证医院档案管理工作可以有序开展,满足医院日常管理等各个环节的个性化要求。各环节工作的创新、优化,必须要有对应的新型技术来给予支持,传统的工作经验已经无法满足实际要求,所以必须要对新型技术手段进行掌握和利用,才能够保证档案管理工作的有效落实。虽然在无形当中对档案管理人员提出的要求有所提升,但是也是人员自身综合素质、专业技能水平可以得到有效提升的重要措施,有利于实现档案管理的专业化。

  3.档案管理应当建立标准

  自动化主要是将标准化目标作为基础。档案管理工作在具体开展过程中,标准化是实现自动化的必要前提条件。办公自动化在具体应用过程中,本身就是一项非常庞大的工程项目,所以在实践中必须要有对应的科学依据作为支持,同时,还要保证档案工作业务标准在制定和具体应用过程中的有效性。这样不仅可以满足当前办公自动化在发展过程中的基本要求,而且还可以提高医院档案管理水平。

  4.医院档案储存方式的多样化

  办公自动化环境影响下,医院档案管理工作在具体开展过程中,其自身的整体方式有了非常明显的变化趋势,其已经逐渐从单一的方式,朝着纸质发展趋势转变。同时,在整个发展过程中也在逐渐朝着文本、图像等领域发展,这样不仅可以从根本上促使其储存档案的空间可以得到有效控制,而且还可以在实践中不断扩大档案在储存管理过程中的基本范围、内容。通过这种方式在其中科学合理的利用,有利于保证档案信息的完整性,同时还可以在实践中延长档案寿命,提高档案的整体利用率。除此之外,现有的载体储存方式在实际应用过程中,不仅可以实现快速、有效的读取、传递,而且不会轻易损坏,具有非常强的稳定性特征。

  5.实现范围内信息共享

  办公自动化在医院档案管理中的提出以及落实,在多个部门中都可以实现高效、合理的利用,有利于保证档案管理工作的有序开展,同时还可以保证档案利用率的提升。在与当前医院档案管理工作开展现状进行结合分析时,发现各科室是医院综合档案管理中的传统场所,档案是否可以实现完整、高效的利用,与其具有密切的联系。而计算机技术的提出以及在办公自动化环境下的引进和利用,可以将计算机技术的作用和价值充分发挥出来。通过该技术在其中的应用,不仅可以实现档案管理的标准化、规范化,而且还可以保证档案可以实现有效的分类管理,保证储存的效果。在保证档案管理整体利用率有所提升的基础上,可以保证各类档案信息在查找时的便捷性、高效性。这样不仅可以打破空间、时间、地域等因素的限制影响,而且还可以在规定的范围内实现信息的共享和高效利用。其他各部门在日常工作过程中,对应的工作动态、档案管理信息现状等,都可以直接以网络的形式实时有效的传播。除此之外,办公自动化系统在构建和具体应用过程中,可以对文件归档起到良好的规范化管理,同时还可以保证现有的管理流程、审批权限等各环节得到有效控制,为医院档案信息的真实性、保密性提供保证。由此可以看出,对于新时期背景下的医院档案管理工作而言,办公自动化的利用,不仅可以实现档案管理与时俱进的改革和创新发展,而且还可以提高管理效率和质量。

  三、医院档案管理存在的问题分析

  1.档案管理人员素质普遍较低

  很多医院没有认识到档案管理工作的重要性,认为档案管理只需要简单做好简单的信息记录和档案分类、整理就足够了,因此,在档案管理上所投入的人力和物力的严重不足,所聘请的档案管理人员大多数都是一些没有接受过相关专业培训的人,甚至是聘请兼职人员来进行档案管理工作。基于这种现状,很多医院的档案管理工作是十分混乱的,经常会出现信息的遗漏以及记录的不到位,还有可能出现档案记录的不全面,分类不够细致、工作交接比较混乱等问题,使得医院的档案管理或多或少出现一些问题。正是由于这样非专业性的档案管理人员从事这一项工作,他们自动化意识淡薄,缺乏基本的操作技能,无法熟练应用相关的档案管理系统,这就使得办公自动化环境下的档案管理难以有序开展,在一定程度上还会损害医院的利益。

  2.档案管理体系较为混乱

  我国大多数医院对于档案管理的不重视以及专业性人才的缺乏,使得档案管理体系十分混乱。很多医院的档案管理无法发挥出档案管理本身的作用。医院的档案资料数量和种类繁多,在整理的过程中需要进行严格的分类,大到各个科室,小到各个环节,这些信息都需要进行准确的分类,这样才能够在最大程度上节省有效时间。然而档案管理体系的混乱,导致很多时候,我们在寻找信息的时候需要耗费大量的时间,这对医院各项工作的有序开展是极其不利的。管理体系的混乱,严重制约着档案管理工作自动化进程的开展,在很大程度了阻碍了医院的进一步发展。

  3.档案管理信息化程度较低

  信息化时代的到来,使得很多行业都在朝着信息化的趋势迈进,处于办公自动化的环境下,医院的档案管理工作必须要实现信息化的管理,才能够满足当前变革的趋势。很多医院受到自身经济实力以及员工素质等内在因素和外在因素的限制,档案管理信息化的程度较为欠缺,有些医院虽然认识到了档案管理自动化改革的必然性,也引进了相关的自动化信息设备,却没有将这些设备真正的利用起来,无法将档案管理信息化落到实处,使得办公自动化进程受到了严重的阻碍。

  四、办公自动化环境下医院档案管理的有效措施

  1.提升档案管理人员的专业素质

  档案管理工作具有一定的难度,如果只是依靠一些非专业人员或者是兼职人员来担任这项工作,就难以进行有效的档案管理。医院档案管理的工作量巨大,工作难度不低,并且档案管理在医院的日常工作中发挥着至关重要的作用,医院档案管理信息化进程的高低严重影响着各个科室工作的开展情况。医院必须要认识到引入档案管理人才的重要性,可以加强和高校之间的合作,培养出更多专业能力较强的技术型人才,为医院今后的档案管理工作引入新鲜血液。医院需要组织档案管理工作人员进行相关的学习,提升他们对于档案管理工作重要性的认识,提升档案管理工作人员的职业素养,让他们具有较高的责任心,医院可以制定严格的档案管理人员选拔机制,选择一批高素质、高水平的专业性人才来担任档案管理工作。在档案管理人才的任用过程中,必须要选择专门的人员,不能出现兼职或者是聘请一些档案管理团队,除此之外,还需要针对不同科室的实际情况进行档案的建立和管理。这样才能够满足办公自动化的发展趋势,切实提升档案管理人员的综合素质,医院要定期组织档案管理人员进行相关的学习,及时更新他们的知识体系,为他们介绍新的档案管理技术,进而提升医院的档案管理水平。

  2.构建档案管理信息化的设备和体系

  医院只有做好档案管理信息化的工作,才能够保证日常工作的正常运转,当前医院的发展必须要始终以信息化和技术化为依托,进行不断的改革和创新,只有将信息化技术应用在档案管理工作中才能够使得档案管理发挥出本身的作用。档案管理信息化的开展必须要建立在完整的信息化体系之上,医院必须要加强档案管理信息化建设,及时补充相关的信息化设备,将办公自动化和档案管理有机的结合起来。医生在诊断的过程中,可以利用大数据、互联网等信息化技术,自动生成患者的信息和档案,能够将这些内容直接输入到档案管理系统之中,这样才能够在最大程度上确保信息的完整性,还可以提升档案分类整理的工作效率,实时化的信息传播,可以实现档案资源的共享,在患者就诊的时候,可以帮助医生快速了解患者的病例。医院在信息化体系的构建过程中,需要及时进行信息化设备的更新,对于受损的设备要及时维护,可以适当加大在信息化方面的资金支持力度,引入相关的高素质和高水平信息化技术人才。医院档案保存完整,在很大程度上可以为我国的医疗事业做出贡献,能够为相关的科研提供参考依据,促进我国医疗水平的稳步提升。

  3.健全相关的档案管理制度

  我国很多医院对于档案管理工作认识的较为欠缺,使得档案管理水平较低,甚至有一部分医院认为档案管理工作可有可无,导致档案管理工作的相关制度不够完善。缺少了制度的保障,难以形成有效的档案管理体系,因此,积极完善档案管理工作制度,是当前医院档案管理的前提,只有通过强有力的制度对员工进行约束,规范员工的工作内容和管理方式等,才能够促进医院的发展。在档案管理制度的制定过程中必须要考虑到各个部门之间的相互作用,必须要做到互相制约、互相平等,这样才能够实现医院档案管理工作的标准化和一体化。在办公自动化的过程中,需要考虑到档案管理的精准性和高效性,可以制定统一的业务标准,在此基础上,还需要提升档案的分类标准,可以进行详细的编号或者是归类,确保在今后需要查阅的时候,能够快速找到相关的资料。对于在档案管理中出现原则性失误的人员,可以按照档案管理的相关制度进行处理,这样才能够确保档案管理体系的平稳运行,促进医院的有序经营和进一步发展。

  结束语

  综上所述,在办公自动化环境下进行医院档案管理分析是十分有必要的。当前我国已经进入了办公自动化时代,医院档案管理工作也需要紧随着一趋势,才能够得到更好的发展,医院档案管理中的存在的问题,不仅制约着医院的发展,还影响着社会的进步,在此时,提升医院档案管理的效率显得尤为重要。只有打造高效、实用的档案管理体系,才能够为我国的医疗事业做出贡献,为人人民群众提供强有力的医疗保障。

  参考文献

  [1] 王锦辉.办公自动化环境下医院档案管理工作探究[J].临床医药文献,2015
  [2] 于丽.办公自动化环境下医院档案管理工作的相关要点探讨[J].世界最新医学信息文摘,2017
  [3] 刘念奇.办公自动化环境下医院档案管理分析[J].决策与信息(中旬刊),2016
  [4] 刘茂祥.办公自动化环境下医院档案管理分析[J].办公室业务,2017

原文出处:刘艳华.办公自动化环境下医院档案管理分析[J].兰台内外,2020(28):1-3.

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