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大数据下企业办公室档案管理的机遇与挑战

时间:2020-06-06 来源:科技风 共2107字
作者:丁琦 单位:中国船舶集团第七二二研究所湖北信安通科技有限责任公司

  摘    要: 大数据时代来临,大数据思维逐渐渗透到国民经济的各行各业,同时也给企业办公室档案管理带来新的机遇和挑战。本文首先介绍大数据思维应对办公档案管理的概念和架构,接着阐述大数据技术给办公室档案日常管理带来的机遇和挑战,最后给出了如何利用大数据技术更好地提升档案管理信息化水平的思考。

  关键词: 大数据技术; 企业办公; 管理模式; 档案管理;

  随着信息化技术的发展,尤其是大数据技术的涌现,企业办公室档案管理面临新的机遇。相比企业档案管理的传统工作方法存在效率低下,难以实现快速查询和辅助决策的问题,大数据技术为办公室档案管理模式优化提供了先进的条件和手段。如何利用好大数据技术的优势,积极创新公室档案管理的思路和和工作手段,从而提升办公室档案管理的工作效率和服务能力,值得每一位档案管理工作人员深入思考。

  一、大数据思维应对异构型档案的集中统一管理

  (一)数据思维与办公室档案管理特点

  大数据技术的核心概念是数据思维,即数据就是企业的最重要资源。一般而言,企业办公档案材料包括人事、行政、财务、党建、技术和销售、安全保密等数据信息。其中,人事档案包括企业职员的个人信息、入职离职、资格证书与培训管理、工作异动、薪酬调级、劳动合同等。行政档案包括企业内部管理制度、上机发文、日常内部公文、外部发文公告等。财务档案包括企业财务报表、会计凭证、会计账薄、各类票据等。党建档案包括主题党日的会议记录,对外宣传报道等。技术销售档案包括研发文档、工程报告、采购合同、销售合同等。安全保密档案包括保密标准、保密制度、保密会议记录等。不难发现,企业办公室档案格式呈现种类繁多,格式多样,分散存储等特点。
 

大数据下企业办公室档案管理的机遇与挑战
 

  (二)办公室档案管理的大数据架构

  传统的管理技术,难以高效处理办公室档案数据和内容,也无法满足实时、开放、分级查询服务的用户需求。面对日益增长而且种类多样的办公室档案数据,大数据技术提供了统一的数据标准,为办公档案的数字化处理提供了有力的技术支撑。通常,大数据技术架构一般分为三层。首先是底层的基础设施层,包括数据存储服务器、网络服务器,防火墙和网关设备,主要提供基础的数据存储和硬件管理。中间层是核心服务层,包括安全管理,查询服务,数据格式转换与识别服务,数据标准服务。上层是应用接口层,作为网络门户为用户提供注册,数据增删查改等综合服务,分级查询等功能。办公室档案管理人员首先可以利用大数据基础设施,将档案信息进行集中式管理;其次,针对异构的档案数据(例如:Word文档、Pdf文档、Excel表格、图像等),可以利用大数据核心服务组件实现标准化、网络化、实时、统一的管理功能;最后,可以利用大数据应用服务接口,实现对个人档案的简单信息检索、复杂条件查询,并提供分级管理试图、可视化统计等功能。

  二、大数据视角下企业办公室档案管理模式的机遇与挑战

  (一)办公室档案管理新的机遇

  大数据技术有效支持档案信息全部数字化管理,将分散的格式多样的档案数据进行标准化集成,电子调档和个性化查档操作非常便捷,还能根据数据特征自动形成用户画像,为档案管理者提供全方位的分析服务,提升档案管理的利用水平。对于集团企业而言,企业总部和各分公司在大数据技术的整合下,能够跨时间和空间进行档案信息提取,实现公司员工档案信息的共享,互通资料有无,进一步强化了档案管理的反馈与创新。另外,大数据分析挖掘技术能够对办公档案的重复信息进行自动删除,对错误档案信息给出智能提示,提高档案的存储效率和深加工水平。

  (二)办公室档案管理新的挑战

  目前的大数据安全保密技术还不成熟,不利于涉密办公档案的信息安全管理。尤其是针对具有密级属性的部分电子档案,其保密期限和保密等级可能随时间推移会发生改变,这样对安全的动态管理提出新的要求。一方面,亟需大数据技术支持分级安全管理机制;另一方面,也需要大数据技术在访问授权上,能够设计支持两位及以上安全保密档案管理员的协同认证功能。值得一提的是,在办公档案的数据挖掘应用中,如何对档案进行深度挖掘分析,提供个性化推送服务也必须针对企业的个性需求进行全新设计。

  三、结语

  大数据时代来临,企业档案管理人员要跟上步伐,学习大数据技术和大数据思维,全面提升档案管理的服务质量和工作效率,尤其是让档案信息真正为企业带来增值服务和价值,发挥应有的效用。具体实施上,首先依托大数据平台集成现有的档案数据,进一步明确办公档案数据管理的日常职责分工;然后,需要根据大数据平台管理的特点,完善数据使用审批规范;同时,在日常工作中利用好大数据管理系统,熟练掌握插入、修改、检索、查找、删除等基本数据功能,提高档案管理的工作效率。最后,档案管理人员也要深刻认识到大数据技术可能给档案管理带来新的隐患,尤其是安全保障方面。为此,应该加强安全防范,按照“涉密不上网,上网不涉密”的原则,做好公司内网和外网的有效隔离,提高涉密档案的安全保密意识。

  参考文献

  [1] 艾晶.大数据背景下单位档案管理刍议[J].科技风,2019(33):98.
  [2] 张红妍.大数据背景下的档案管理与利用服务研究[J].中国管理信息化,2020,23(4):199-200.
  [3] 刘维红.大数据对企业档案管理工作的影响及完善建议[J].企业改革与管理,2020(01):42-43.

原文出处:丁琦.大数据视角下企业办公室档案管理的思考[J].科技风,2020(16):210.

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