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图书档案管理系统存在的问题与提升策略

时间:2020-10-15 来源:中小企业管理与科技(中旬刊), 共3472字
作者:张立云 单位:山东医药技师学院

  摘    要: 随着时代的进步,传统的图书管理模式已经无法适应当代信息化社会的需要。图书档案管理系统可以省时省力、准确高效地对图书进行管理,能够满足人们对精神文明的需求,加强精神文明建设是时代发展与进步的需要。图书档案管理系统的完善能够有效地促进中国图书馆的发展。论文主要分析图书档案管理系统在图书管理中的应用,以期提高图书管理工作效率。

  关键词: 图书档案; 图书管理; 管理方式; 应用;

  Abstract: With the progress of the times, the traditional books management mode has been unable to adapt to the needs of the contemporary informatization society. Books and archives management system can save time and effort, accurately and efficiently manage books, and can meet people's needs for spiritual civilization. Strengthening the construction of spiritual civilization is the need of the development and progress of the times. The improvement of books and archives management system can effectively promote the development of China's libraries. This paper mainly analyzes the application of books and archives management system in books management, so as to improve the efficiency of books management.

  Keyword: books and archives; books management; management mode; application;

  1 、传统图书档案管理存在的问题

  在图书管理的传统模式下,面临最大的问题就是采集图书管理质效低下。在图书档案传统的管理中,通常是以人工登记为主的管理模式。这种管理模式经常会出现错记和漏记的问题,而且每个人借的书籍不一样,就需要靠工作人员花费大量的时间和精力去寻找借阅的书籍[1]。所以当下图书档案管理的关键就是做好图书信息的登记,这样方便对图书进行查找。中国已经进入信息化的互联网时代,科技也越来越发达,如果图书档案还是采取传统的方法进行管理,那么就无法满足现代图书管理的要求,会出现越来越多的问题。

  1.1、缺乏完善的图书管理制度

  在互联网时代,人们的物质水平不断提升,但精神文明建设还存在不足。图书馆的工作核心就是对图书档案进行管理,只有结合图书馆的实际情况制定完善的管理制度,才能有效开展图书馆的管理工作。图书馆的管理制度没有结合图书馆整体状况,只是针对借阅归还以及馆内要求等方面作出了相关规定,传统模式下图书管理制度不完善,让图书管理的正常工作受到严重影响,不利于工作人员工作效率的提升。

  1.2 、图书管理归档效率低

  对图书档案管理影响最大的就是归档的效率。因为图书的多种多样导致工作人员不能进行及时的归档和有效的图书整理,所以存在很多的延误和补充不及时现象。一个图书馆内图书管理人员的数量是有限的,有限的人员要管理大量的图书。面对日常人们的借阅和归还图书,有极大的工作量,因此,图书归档的效率很低,一本图书在归还后,需要花费10天左右的时间才能完成归档。
 

图书档案管理系统存在的问题与提升策略
 

  1.3 、图书档案资源的浪费

  图书馆很多书籍出现了资源浪费的情况,这是由于人们对该类书籍不熟悉,同时,在进行图书档案管理的过程中,图书馆的工作人员也没有及时对相关的材料书籍进行有效的分类整理。大多借阅人和图书馆工作人员都认识不到其中的价值,导致很多人在借阅图书时自动屏蔽掉这种类别的书籍,最终这些本身很有价值的图书,仅仅被收藏在图书馆里,致使图书资源严重浪费[2]。

  1.4 、资金的缺乏和技术的落后

  在传统图书管理中,面临最突出的问题就是资金的缺乏和技术的落后。图书行业要想得到发展进步,需要不断优化图书管理模式,在信息化时代背景下,图书馆的发展需要对基础设施进行建设,但是由于资金的缺乏和技术的落后,很大一部分图书馆无法利用信息网络设备,还有部分图书馆缺乏相应的现代化图书管理人员对图书馆做好管理。

  2 、影响图书档案管理质量的主要因素

  结合图书管理的现状,发现存在很多影响图书管理工作的因素。这些因素严重阻碍了图书档案管理系统在图书管理中的应用。影响图书管理工作开展的原因有很多,其中最明显的原因就是图书的数量逐渐增多,这为图书管理工作带来了很大的压力。

  3、 提升图书档案管理质量的有效策略

  3.1 、制定完善的图书管理制度

  对于图书档案管理工作而言,最重要的就是有一套严格的管理制度。在制定管理制度时,制度要结合图书管理的实际情况。制定图书管理制度的目的是提升图书管理的质量和效率,但是其更主要的目的是为人们提供书籍阅读的服务,因此,要倾听多方的意见。制度的建立要奖罚分明,对工作认真负责的员工可以适当进行奖励,激发员工的积极性。对工作态度不端正的员工,给予惩戒,避免相同的错误一犯再犯。结合图书馆的整体情况制定一套适合的图书管理制度。在制定的过程中,可以借鉴其他地区的优秀图书管理制度,图书管理制度要和整个图书馆的发展紧密结合,从而有效推动图书管理工作的发展。

  3.2 、加强图书档案管理信息化建设

  信息全球化的时代加快了图书档案管理发展的速度,实现了图书档案信息的同步和共享[3]。图书档案管理要与时俱进,要和信息化时代的发展相联系,不断丰富图书档案管理的方式。在图书馆中建立智能化的管理系统,可以在图书馆内完善基础设施建设,为读者提供相应的电子投屏。这样让读者能够快速找到所要借阅的图书,也能方便图书管理人员对图书进行管理。同时,将图书档案管理系统在图书馆中进行有效应用,借助当前信息化时代下网络信息技术的便利,推动图书档案管理信息化建设,不仅要有信息化的专业设备,还要有信息化的专业管理人员。图书档案管理人员也要了解相关的网络技术和信息化档案管理方式,更好地提升图书档案管理的信息化水平。

  3.3 、了解读者的借阅需求

  图书档案管理不仅是图书管理人员的工作,更重要的是做好图书档案管理时,也能够有效地为读者服务,在此基础上就需要对读者的借阅方式进行充分了解。在图书借阅者和图书管理人员的共同配合下,完善图书档案管理系统,需要对大部分阅读者的借阅方式进行充分了解,了解后有针对性制定图书档案管理办法。图书档案管理人员要了解读者的图书需求,这样才能够在符合大多数阅读者需求的情况下,做好图书档案管理工作。

  3.4 、加大人员和资金的投入

  要提高图书档案管理的工作效率,为借阅者提供更优质的服务,就需要各个地区的政府重视文化建设,增加对图书馆的投入资金,并定期组织工作人员展开专业培训。对于政府的投资,要做好规划。除了对图书馆的基础设施进行建设外,需要不断完善书籍种类,满足阅读者对图书的需求。

  4 、图书档案管理系统的应用

  4.1 、设置分页面功能

  利用信息化技术,实现图书档案管理系统在图书档案管理中的应用,要设置分页面功能,这是为了保障图书档案管理工作的安全性,保障图书馆信息数据的安全,对于普通的用户和图书管理人员要做好页面区分。图书管理人员能够在后台登录页面进行图书管理操作,而基本的用户只能进行图书搜索的功能,他们在进行借阅和归还时,需要管理人员协助进行操作。为了保障数据的真实有效性,要求用户以身份证作为主要的登录信息,这样能够有效针对用户的借阅情况做好统计,实名制的登录也能让用户对自身的行为进行良好的约束规范,方便图书管理人员对图书进行有效管理。

  4.2 、完善查阅搜索、借阅归还、新书录入等功能

  在图书档案管理系统中,最重要的功能就是图书查阅搜索功能、图书借阅归还、新书录入等功能。图书查阅搜索前图书管理人员对图书馆内的图书做好录入工作,传统的录入方式不仅浪费了大量时间,还消耗了工作人员的精力,人工录入还会存在错误,因此,在图书档案管理系统中设置新书录入功能,能够有效提升工作效率。同时,设置搜索系统便于日常对图书进行查阅搜索,当阅读者在搜索栏中输入想借阅的图书种类或者感兴趣的书籍时,页面可以快速显示图书的信息,图书档案管理系统缩小了借阅者的借阅范围,方便阅读者查询。

  5 、结语

  综上所述,信息化时代背景下,图书档案管理系统是推动图书管理发展的有效途径,图书档案管理系统可以提升管理的效率和质量,在图书档案管理过程中有着重要的地位。随着图书档案管理系统完善时,图书管理工作人员可以对图书增减情况了如指掌,避免了图书流向不明的情况发生。图书档案管理系统的完善还可以保证工作人员工作的准确性,提高对图书管理的能力。

  参考文献

  [1]丁虹.图书档案管理系统在图书管理中的应用研究[J].兰台内外,2019(22):63-64.
  [2]孙静娟.试析图书档案管理系统在图书管理中的应用[J].才智,2019(15):219.
  [3]于航,王昊天.多媒体交互技术在图书管理系统中的应用[J].电脑编程技巧与维护,2020(02):107-108+169.

原文出处:张立云.图书档案管理系统在图书管理中的应用探索[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2020(08):7-8.

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